如何使用传真机 - 设置,发送,接收,功能和常见问题

上次更新:2021年8月9日

尽管今天的版本传真技术在与电子邮件相同的同时发明了传真机是一款技术,这些技术已经达到了更快的速度。在许多情况下,人们忘记或不再经常使用传真机,因此需要提醒。

请注意传真机(或打印机/多功能传真机)需要使用固定电话吗让它发挥作用。

在没有电话线的情况下(例如,只有互联网连接)使用传真机的用户应该看到我们的页面如何用电脑传真

那些试图使用基于互联网的电话线(如VoIP电话线)而不是普通电话线的传真机的用户应该看到我们的页面如何用电脑传真为什么我的传真机不适用于我的VoIP电话线?

如何设置传真机的最佳信息来源是在您所拥有的型号的用户手册中找到的-每个型号的设置方式可能不同。这一页只是一个指南或一个“通用”传真机的设置。

如果您发现您的传真机无法使用或无法设置,可选择发送传真可以在我们的网页上找到吗用电脑发传真或者一个网络传真服务

表的内容如何使用传真机

你需要什么

为了安装和操作传真机,你需要下列材料:

  • 正在使用的固定电话
  • 工作传真机
  • 一根电话线/电缆和传真机的电源线
  • 如果发送传真:
  • 如收到传真:
    • 空白纸(通常是普通打印纸,尽管有些型号仍然使用热敏卷纸)
    • 用于您的传真机型号的碳粉或墨水(使用纸卷的单元不需要碳粉或墨水)

使用传真机的基本知识

传真机是用来通过电话网将文件以电子方式传送到另一台传真机上的。

当你把一份文件放在一台传真机里,然后拨另一台传真机的号码时,你要发送的传真机会打印出文件的副本。

传真机并不直接在互联网上运行,而是在电话网络上运行(今天许多电话网络通过基于互联网的系统运行,然而传真传输仍然严格地停留在这些传输的“电话”方面。同样,允许通过网络浏览器、电子邮件或互联网发送和接收传真的服务,可以利用互联网连接到电话网络进行发送和接收传输。)

设置和配置传真机

为了使用您的机器,您需要确保它已正确设置和配置。

第一步:确保你有你需要的一切(特别是固定电话)

传真机需要固定电话线才能工作。它们不能仅通过互联网连接工作,也不能通过基于互联网的电话线(如VoIP电话服务)工作。

想要传真而不使用电话线的用户应该看到我们的页面如何用电脑传真

想要通过基于互联网的电话线(例如VoIP电话线)传真的用户应该看到我们的页面如何用电脑传真为什么我的传真机不适用于我的VoIP电话线?

步骤2 -插入设备电源和电话连接

接下来,把机器插到墙上的电源插座和电话线上。

这是一个重要的步骤 - 一个常见的错误是将电话线连接到外部线路,拨号音不会到达传真机。如果手机线有两个端口,那么通常会用于连接到墙壁插座,而另一个是用于添加外部电话。

检查一下电话连接,确保你有拨号音——如果你拿起传真电话时听到拨号音(嗡嗡声),就像普通的固定电话一样,那么你已经连接成功了。如果你正在使用的传真机没有可以接听的电话,试着通过传真机的外部电话插孔连接电话,看看它是否有拨号音。

需要注意的是,传真机需要电话线来发送信号——你不能使用以太网或宽带互联网连接来发送或接收传真。由于传真技术是通过电话线工作的,并且需要一个电话号码来拨号,所以没有办法通过互联网连接来拨号。

有些人会尝试通过VoIP提供商(通过互联网传输电话连接的电话提供商)连接他们的机器。根据我们的经验,以及我们从读者那里得到的经验,我们发现这通常是问题的主要原因。请参阅我们的网页为什么我的传真机不适用于我的VoIP电话线?为更多的信息。

步骤2 -在机器上装入碳粉(或墨水)和纸张

设置传真机(然后发送和接收传真)需要两样东西:墨粉(或墨水)和纸。

加载纸的机器,通常有两种不同的可能性,您的机器是一种激光或普通纸打印机(它使用纸,你买像普通打印纸),或者它是一个热敏纸的机器(传真机的纸卷)。

普通纸/激光打印机传真机

要将纸张装入普通纸或激光传真机,通常通常可以将纸张装入设备中的槽。它经常朝向机器的背面。在公司或商业级别单位上,可能有一个纸盘,可以将纸张装入其中。

将纸放入放纸的槽或纸托盘中。

只要纸的两面都是空白的,插入时纸的朝向就没有关系了。如果空白的一面纸对你很重要(例如使用再生纸)通常是没有图标或标志告诉纸应该面对的方向——最好的方法检查打印测试页,看看哪边文档打印。

如果你遇到纸张经常粘在一起的问题,有时它有助于事先扇纸,以松开一些它可能获得的静电。

墨水和墨粉

墨粉(或墨水)也装入传真机。热敏(纸卷)传真机不使用碳粉,可以跳过这一部分。

更换墨盒和碳粉的方法通常是打开机器,取出旧墨盒,然后插入新的墨盒。

热敏/纸卷传真机

热敏式和纸卷式传真机通常将纸张装入机器内部。在大多数机器上,会有一个杠杆或按钮来打开机器的内部,纸卷就插在里面。

打开装置,然后在方向上插入纸卷(通常这些都在机器内部打印出帮助)。在大多数型号中,您需要在两块金属之间插入纸张,然后将其拉开以确保它正确设置。

更多信息请参阅您的机器的用户手册。热敏式和纸卷式传真机是较老的型号,今天不像普通纸传真机那样经常销售,但仍有某些用途。

第3步 - 配置设置(可选但推荐)

每台机器都有可能需要设置的不同选项和功能。

在大多数情况下,任何传真机都有三个最重要的配置:

  • 手动接收传真(当线路振铃时按下按钮接收传真)或自动接收传真。
  • 是否打印确认页。
  • 设置TSID / CSID报头信息。

你需要参考你的用户手册。但是,我们已经详细介绍了这些特性和选项。

自动或手动接收方式

大多数传真机有手动或自动接收方式。大多数都将其默认设置为“自动”。

在手动模式下,要接收信息,你需要在电话响的时候在机器旁,按下一个按钮来“接听”电话。如果传真响了,而你没有接,那么它要么就会转到答录机,要么就不接。这是一个选择,人们有一个公用的电话线路,传真和语音使用通常选择。

在自动模式下,当您收到传真时,机器将在一定数量的戒指到线路后接收。虽然这是大多数传真机所有者选择的选项,但对于使用共享行的某些人来说,他们发现在传真机或应答机首先拾取的情况下创建问题,另一个是不起作用的。

设置确认页面

确认页面是当传真机接收到传真时打印的页面。

根据您的传真机的主要使用是什么,您可能希望打开或关闭此功能。

人们使用确认页的主要原因是他们有一张纸,证明文件已经被其他传真机接收。这对于具有法律重要性的文件等传输尤其重要。在许多情况下,确认页面的证明足以确认另一个人或组织已经收到了你发送的信息,在某些法律情况下,这可能是打赢官司或输掉官司的区别。

其他不需要确认页面功能的人则关闭确认页面以节省纸张。

设置传真标题

在传真机(TSID和CSID信息)上设置的最终选项是标题信息。

这是出现在传真机顶部的一行文本——它通常包括一行传真来自谁,以及从哪个传真发出的传真号码。

传真机无法自动确定将此信息插入其中的传真。它需要手动输入。

在许多情况下,传真机将被移动或出售,新的操作员将它插上电源,并开始使用旧的报头信息。每当传真机被移动或重新定位时,总是更新它的头信息(并在出售您拥有的传真机时删除它)。

设置双环接收(可选,仅适用于带双环的电话线)

双铃是一种技术,它允许更多的电话号码连接到一条电话线上。使用双铃,你可以在同一条电话线上有两个不同的号码。当线路忙时,两个号码都忙,但是,这是一种拥有单独的传真号码和电话号码的方法,而不必为额外的线路支付额外的费用。

当你的电话线路有双响时,你的主电话号码会定期响,而你的第二个电话号码会有双响(或不同的铃声)。

双环被认为是涉及电话和传真的最麻烦的技术之一。重要的是要注意一件事的双环:在某些情况下,它不会工作。要么你的电话供应商不会发送一个“第二铃声”信号,传真可以理解,将有一些类型的干扰,或你的传真机将简单地不想连接到双铃。

大多数传真模式允许你“记录”你的第二个电话号码的声音。让电话公司接通第二个电话号码,然后打电话给传真机设置功能。大多数用户手册都有设置该功能的说明。

当你设置传真机的双铃模式时,将传真机自动接收传真的铃声数量设置为少于电话应答机接听的次数是很重要的。这是为了确保你的答录机不会在你的传真机之前回答。此外,还有一些电话在响铃时播放铃声而不是响铃——很多时候,你将无法分辨是单铃声还是双铃声的固定电话铃声。

步骤4 -测试

一旦一切都设置好了,就该测试系统以确保一切正常工作了。

这是我们的快速检查表,以确保您的传真一切正常:

1 -测试传真是否有效-拨打传真号码(如果它在同一电话线上,你的普通电话使用移动电话)-传真能接吗?

2–检查双环(如果您正在使用)-拨打您的常规电话号码-传真是否未接收(如应接收)?

3 -发送测试传真-发送一份传真给一个朋友,并让他们给你回传真(测试发送和接收)或使用传真测试服务(例如惠普传真测试服务

一旦你测试了传真线路并发送和接收了传真,你就完成了!

发送一份传真

使用传真机发送传真是一个相对容易的任务,只要它正确配置了。

使用大多数传真机发送传真,请遵循以下步骤:

  1. 确保传真正确设置并打开。
  2. 将你要传真的文件放入文件输入器中,朝向正确的方向(通常会有一个小图标显示文件的正面应该朝向哪个方向——参见“传真面朝上还是面朝下?”以获得详细信息)。您不应该将文档放在已经装入空白纸的同一个托盘中。
  3. 拨打要传真的全部号码。传真号码的拨法与普通电话号码的拨法相同,包括任何长途/地区号码,以及公司号码(例如拨“7”或“9”作为外部号码)
  4. 按“发送”按钮(通常是绿色按钮)。
  5. 等待传真发送。
  6. 传真发送完成后,传真机将显示“消息已接收”和/或打印确认页以显示发送成功。如果消息未通过,它将显示和/或打印错误消息。
  7. 如果收到错误消息,请尝试再次发送传真(最常见的错误消息是另一端的传真机正忙)
  8. 当你完成的时候带上你的文件。

由于流程会根据你使用的传真机的类型而有所不同,所以如果你对任务不确定,一定要查阅你的用户手册。

收到一份传真

使用传真机接收传真,请遵循以下步骤:

  1. 确保传真机已设置好并正常工作
  2. 确保机器上有足够的纸和碳粉/墨水来打印你即将收到的传真
  3. 如果机器设置为自动接听电话,当传真响时,它将自动接收传真并打印出来。
  4. 如果传真机没有设置为自动接听,当传真响起时,你需要按“开始”或“接收”(通常是一个绿色按钮)来接收传真并打印出来。

收到传真时,不要接听另一部电话的铃声——这会使发送传真的机器认为它没有拨打传真线路,通常会挂断。

共同的特征

打印/扫描/复制

现在许多传真机也有打印、扫描或复制功能。

此外,许多打印机、扫描仪和复印机也有传真功能——这是市场上发生的向多功能设备转变的一部分。

传真转电子邮件

有些传真机能够将传真的副本转发到电子邮件地址(或者直接将传真转发到电子邮件地址而不打印它)。

此功能最常见于商业级传真机,虽然它也进入了一些消费级设备。

此功能不同于电子邮件传真或在线传真。

无线(Wifi和蓝牙)

有些传真机可以通过无线(wifi)网络工作——很像打印机或多功能设备——或者通过蓝牙连接到电脑(或智能手机)。

需要注意的是,带有WiFi或蓝牙的传真机只能通过连接电脑到传真机,而不能通过WiFi或蓝牙连接传真机到电话网络。

无线(蜂窝)(又名GSM传真)

有一些型号的便携式传真机可以在移动电话网络上工作。虽然大部分功能已经被在线传真服务取代,但它仍然是一个可用的选项。

双重环模式

双铃模式是一种技术,允许您在同一条电话线上有两个不同的电话号码。这是一个通过电话供应商设置的功能,可以被一些传真机理解。

内存

传真机上的存储器用来存储收到的传真。

大多数有内存的传真机可以在传真用完碳粉或纸张时将传真保存在内存中——传真机不会拒绝发送传真,而是将传真保存在内存中,以便日后打印。

发送到多个传真号码

传真机的一个常见功能是可以将同一份传真发送给多个号码——可以选择多个快速拨号,也可以分别拨号。这是一个节省时间的特性。

将与多个数字发送相同的传真仍然涉及等待每个传真来单独传输。随着每个传真传输就像一个电话,使用此功能,就像传真机正在单独拨打每个号码并与每台计算机进行电话交谈。但是,它确实节省了站立和等待每个传输的时间。

快速拨号的能力

一些传真机有更多的号码可以存储在快速拨号存储器中。

绳电话

有些传真机配有有线电话。它有助于减少单独的电话所占用的额外空间,或者让你检查传真机是否有拨号音。

多种纸张大小

最常见的纸张尺寸是信纸和法定纸(北美使用的尺寸)和A4纸(通常在北美以外使用)。虽然一些传真机有不同大小的纸张,但用不同大小的纸张发送传真是罕见的。

不同的传输速度

随着传真技术在过去几十年的发展,各种方法被开发出来,以允许更快的传真传输速度。

为了让“更新”的传输速度全速运转,两台传真机需要有相同的标准。如果两台传真机都没有“最快”的传输速度,那么当它们通信时,它们就会商定一个双方都能理解的最快速度。

常见问题

使用传真机时会出现一些常见问题。

在大多数情况下,它们很容易修复,但在其他情况下,它们是一个完全符合常识的问题,应该很容易修复,但由于这样或那样的原因,它们不能工作。

行向下显示的页面

在许多传真机中,有时一行将出现在页面中间,无论是收到的传真还是发送的传真。

如果你偶尔在收到传真的那一页的下面有一行字,而这一行字经常在不同的地方,那么很可能给你发传真的人的机器上有一小块灰尘。

但是,如果你发送的传真上出现了同样的行,那么请查看您的使用手册,了解如何清洁传真机。在许多情况下,用柔软的布擦拭成像区域是一个简单的任务,但这总是会根据你的单位的制造和模型而变化。在尝试清洁传真机之前,一定要看一下用户手册,如果你和供应商有服务计划,打电话给他们让他们的技术人员为你清洁传真机。

将电话线插入辅助电话插孔

对于没有拨号音的人来说,一个常见的问题是把传真线插错了传真机的电话插孔。

在传真机上通常有两条线路——一条用于外接线路,另一条用于通过传真机添加额外的电话或线路。

检查以确保管路插入正确的端口。

使用带有VoIP提供商的传真机

传真机用户面临的一个常见挑战是使用IP语音提供商(VoIP)的传真机的能力。通常情况下,这类人会选择使用Vonage、Skype、Magic Jack等服务,或者其他类似的服务提供商提供的电话线路,现在他们试图在同一条线路上使用传真。

我们对如何解决这个问题的快速回答是,最好联系VoIP提供商,试图解决这个问题。在许多情况下,让您的传真机与您的VoIP电话线路一起工作是根本不可能的,我们最好的建议是获得一个单独的在线传真号码-我们已经在关于在线传真的页面上详细介绍了技术。

这是“老技术”与“新技术”相结合时经常出现的一个常见问题——“新技术”变得更大、更好、更快、更强,但要做到这一点,必须牺牲一些东西。

如果你曾经在VoIP电话线上交谈过(或与某人交谈过),那么它的声音会有所不同——几乎会有刺耳的声音,或者机器人的声音,或者与来电者的距离。这是因为在大多数VoIP技术中,您的语音正在数字化(转换为1和0)以在互联网上传输。因为信号的带宽是有限的(提供商总是希望节省带宽),所以提供商牺牲质量来获得信号。

由于传真机也传输了数字信号,这意味着除非VoIP传输中存在几乎完美的质量,否则来自传真机的数字信号可以由来自VoIP提供商的数字信号损坏。

在某些情况下,此问题易于解决。但是,我们通常建议查看可以来自与VoIP电话线分开的在线传真服务的功能。在某些情况下,这些服务可以捆绑在一起。

在同一行中启用自动应答和语音邮件(或应答机)

有许多人希望他们的传真机既能自动应答,又能在同一条线路上有自动应答机。

对于大多数传真机来说,这根本是不可能的。传真和语音邮件都不知道来电是语音还是传真,直到它被接听,那时也没有技术能够将信号从一个传送到另一个。

对于大多数想要完成这一任务的用户,我们建议改用双铃或在线传真服务,因为这可以解决大部分问题。

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